WhatsApp Business telah menjadi salah satu aplikasi yang sangat membantu pelaku usaha dalam berkomunikasi dengan pelanggan. Salah satu fitur andalannya adalah Auto Reply atau balasan otomatis. Fitur ini memungkinkan pemilik bisnis untuk tetap responsif, meskipun sedang tidak dapat membalas pesan secara langsung. Berikut adalah cara memanfaatkan fitur Auto Reply di WhatsApp Business:
1. Persiapan Awal
Sebelum memulai, pastikan Anda telah mengunduh dan mendaftarkan nomor bisnis di aplikasi WhatsApp Business yang berbeda dari WhatsApp reguler. Setelah aplikasi terpasang dan akun bisnis aktif, Anda bisa langsung mengakses fitur Auto Reply.
2. Mengaktifkan Pesan di Luar Jam Kerja (Away Message)
Fitur ini memungkinkan Anda mengirimkan pesan otomatis saat Anda tidak aktif atau di luar jam kerja. Berikut cara mengaturnya:
- Buka aplikasi WhatsApp Business.
- Ketuk ikon tiga titik vertikal di sudut kanan atas.
- Pilih Setelan > Fitur bisnis > Pesan di luar jam kerja.
- Aktifkan Kirim pesan di luar jam kerja.
- Tulis pesan otomatis yang ingin Anda kirimkan, misalnya:
“Terima kasih telah menghubungi [Nama Bisnis]. Saat ini kami sedang di luar jam operasional. Kami akan segera merespons pesan Anda di hari kerja.”
- Anda bisa memilih apakah pesan ini akan dikirim setiap saat di luar jam kerja atau hanya di jam-jam tertentu.
- Setelah itu, ketuk Simpan.
3. Mengaktifkan Pesan Salam (Greeting Message)
Fitur ini akan mengirimkan pesan otomatis kepada pelanggan yang pertama kali menghubungi Anda atau setelah 14 hari tidak ada interaksi. Ini membantu menciptakan kesan profesional dan ramah kepada pelanggan baru.
- Buka Setelan > Fitur bisnis > Pesan salam.
- Aktifkan Kirim pesan salam.
- Tulis pesan yang ramah, misalnya:
“Selamat datang di [Nama Bisnis]. Terima kasih telah menghubungi kami. Bagaimana kami bisa membantu Anda hari ini?”
- Tentukan siapa yang akan menerima pesan ini, apakah semua kontak baru atau hanya kontak tertentu.
- Simpan pengaturan.
4. Menggunakan Balasan Cepat (Quick Replies)
Jika Anda sering mendapatkan pertanyaan yang sama dari pelanggan, fitur Quick Replies dapat membantu Anda menjawab pertanyaan dengan cepat. Ini seperti template pesan yang bisa Anda panggil dengan cepat menggunakan kata kunci.
- Pergi ke Setelan > Fitur bisnis > Balasan cepat.
- Ketuk ikon + untuk menambahkan balasan cepat baru.
- Tulis pesan dan kata kunci singkat yang akan memicu balasan cepat ini. Misalnya:
Pesan: “Kami buka setiap hari Senin hingga Jumat, pukul 09.00 – 17.00.”
Kata kunci: /jam
Saat mengetik di chat, cukup tuliskan kata kunci (misalnya “/jam”) dan pesan otomatis akan muncul.
5. Menyesuaikan Pesan Otomatis
Fitur Auto Reply bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Misalnya, Anda dapat mengatur pesan otomatis yang berbeda untuk jam kerja, hari libur, atau saat Anda sedang sibuk.
- Pesan Di Luar Jam Kerja: Berguna ketika Anda tutup atau di luar jam operasional.
- Pesan Salam: Cocok untuk menyambut pelanggan baru.
- Balasan Cepat: Mempercepat respon untuk pertanyaan yang sering diajukan.
Manfaat Fitur Auto Reply untuk Bisnis
- Meningkatkan Respon Pelanggan: Dengan Auto Reply, pelanggan Anda tidak akan merasa diabaikan karena mereka langsung mendapat respon otomatis, meskipun Anda sedang tidak bisa membalas secara manual.
- Efisiensi Waktu: Anda tidak perlu mengetikkan pesan yang sama berulang kali, sehingga lebih hemat waktu.
- Membangun Kepercayaan: Pelanggan akan merasa lebih dihargai karena selalu mendapatkan respon cepat dan konsisten.
- Meningkatkan Profesionalisme: Pesan otomatis yang disusun dengan baik akan memberikan kesan bahwa bisnis Anda terorganisir dengan baik.
Fitur Auto Reply di WhatsApp Business sangat berguna bagi para pelaku usaha untuk menjaga komunikasi yang responsif dan efisien dengan pelanggan. Dengan memanfaatkan fitur ini, Anda dapat memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan meskipun sedang tidak aktif atau di luar jam operasional.
Bagi Anda yang memiliki bisnis, fitur ini wajib dimanfaatkan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan efisiensi bisnis.
